大規模直売所の使用例

『かんたん宅配管理プレミアム』の大規模直売所の使用例をご紹介します。

・直売所の概要
ピーク時の発送件数 2,500~3,000件

売上額(7月~9月) 約3,000万円

・システム導入の経緯
1. 下記のような問題が発生しており、現状の人を中心とした作業では、今後の売り上げ増加が見込める中で限界があったため、システム導入の検討が始まった







ピーク時の処理件数が膨大なため、誤発送や発送問い合わせ対応の遅延が発生
入金処理や請求業務を手作業で行っているため、かなりの手間と時間がかかる
ダイレクトメール発送時に顧客の絞り込みができないため、発送不要なお客様へダイレクトメールを発送してしまうなどのミスが発生
複数の運送会社の宅配便伝票を1台のプリンタで印刷しているめ、印刷に時間がかかる
2. システム評価を行った際に、他社製品と比べて下記の点を評価していただき、導入となった(2005年7月)






必要機能を満たしており、かつ安価である
複数台のパソコンで入力が可能である
多数の運送会社の宅配便伝票に対応している
・作業の流れ
1. 注文受付
① FAX、電話で受けた注文は、入金確認後の発送になるため、注文書を保管
② 来店したお客様からの注文は、当日発送分は宅配便伝票に記入していただき、翌日以降の発送については、注文書に記入していただく

※持ち帰りで購入した分は、商品ごとに数量を控えておく
2. 注文書登録
① FAX、電話の注文書は、入金確認後に注文書登録を行う
② 来店分の注文書は、現金入金のため、すぐに注文書登録を行う ※当日発送の場合は、宅配便伝票の印刷を行わず、お客様に手書きしていただいた宅配便伝票を使用するため、発送後に後追いで注文書登録を行う
③ 持ち帰り分も売上として管理する必要があるため、依頼主、届け先を「上様」にし、商品ごとに数量を登録する

※シーズン前の注文など、注文を受けた時点で発送予定日がわからない場合は、摘要に「旬の時期に発送希望」などと入力し、発送予定日が決まった時にまとめて宅配便伝票印刷できるようにしておく
3. 宅配便伝票印刷 繁忙期はかなりの数の商品を発送しなければならないため、翌日発送分の宅配便伝票は前日の夜に印刷しておき、それ以外は追加で入力された当日発送分の宅配便伝票印刷を随時行う
4. 問い合わせ番号登録 後日、お客様から発送に関する問い合わせがあった時のために、発送した宅配便伝票の「お問い合わせ番号」をバーコードリーダーで読み込んでおく
5. 終了業務 1日の受付、発送業務が完了したら、各帳票を出力し、経理担当者に報告
システム導入の効果
1. 顧客サービスの向上
・ システムで容易に受付情報が検索できるため、顧客からの問い合わせがきた際に迅速に対応できるようになった
・ 発送者履歴からの注文書作成による顧客サービスの向上
2. 業務の改善・効率化
・ 日々の売上金額が随時把握できるようになったため、経理への報告が早くできるようになった
・ 請求書等の資料がシステムで出力できるようになったため、手間が削減された
・ 複数台での宅配便伝票印刷が可能なため、印刷時間が短くなり、発送までの時間が短縮された
・ 電話番号によるかんたん入力により、入力時間が短縮され、より多くの注文を処理できるようになった
・ 過去の発送者データのコピーによる入力の手間の削減
・ 購入金額、商品、地域などによるダイレクトメール発送者抽出による手間および発送ミスの削減
・ 運送会社ごとの送料を把握することにより、各社からの請求書とのつき合せ時間が短縮された
・ 事前注文をシステムへ登録することにより、発送漏れや宅配便伝票紛失が改善された
3. 販売の促進
・ お客様の県別分布が把握できるため、ダイレクトメール送付の際の優先順位や宣伝をする目安となり、効率の良い販売促進活動ができる
・ 日ごとの数量を過去2年分を見ることができるため、繁忙期に収穫
・製造数の目安にできる
以上のように、『かんたん宅配管理プレミアム』は、シーズン開始前から終了まで、一通りシステムがサポートをしており、作業の軽減、業務の効率化に役立っています。