カスタマイズした場合の使用例

『かんたん宅配管理プレミアム』をカスタマイズした場合の使用例をご紹介します。

・システム導入前の運用
『かんたん宅配管理プレミアム』を導入する前は、他社の宅配便伝票印刷ソフトを使用し、注文書登録、宅配便伝票印刷を行っていた
1.注文書登録および宅配便伝票印刷
①注文書を入力しながら、随時、宅配便伝票を印刷している
運送会社は「ゆうパック」を使用し、1枚目を依頼主様に控えとして送付し、2枚目を自社の控えとして管理
②印刷した宅配便伝票を発送日まで保管
2.発送作業
当日の出荷量を見ながら、宅配便伝票を持ち出し発送作業を行う
3.発送後の作業
かなり手間がかかるが、登録しておかないと問い合わせがあった際に宅配便伝票を探さなければならず、もっと手間がかかってしまう

発送した宅配便伝票を元に、システムに発送日の登録を行っている
・カスタマイズの目的
1.お客様から発送日などの問い合わせがあった場合に正確かつ迅速に回答したい

2.発送日管理の手間を削減したい
・カスタマイズの内容
『かんたん宅配管理プレミアム』では、宅配便伝票印刷時に発送日を自動登録しているが、今回のカスタマイズでは、[発送日登録]を追加し、発送した宅配便伝票の「お問い合わせ番号」をバーコードリーダーで再読み込みすることで発送日を自動登録するように変更
・システム導入後の運用の変更点および作業の流れ
<運用の変更点>
1.「ゆうパック」の自社控えとなるものに、「お問い合わせ番号」のバーコードが印字されていなかったため、郵便局に問い合わせを行い、すべての控えにバーコードが印字されている宅配便伝票を取り寄せる
2. 印刷後、すぐに切り離していた宅配便伝票を切り離さず、バーコードリーダーにて宅配便伝票の「お問い合わせ番号」を読み込むようにする
<作業の流れ>
1.注文書登録
2.宅配便伝票印刷
3.宅配便伝票を切り離す前に、宅配便伝票の「お問い合わせ番号」を[問い合わせ番号登録]にてバーコードリーダーで読み込む

※この時点では発送日の設定は行われない
4.宅配便伝票を切り離し、保管する
5.4で切り離した宅配便伝票から発送する分を取り、実際に発送を行う
6. 宅配便伝票の2枚を控えとして、貼り付けた後に剥がす
7. 6で剥がした控えを発送場所から回収し、パソコンのある部屋に持ってくる
8.[発送日登録]で、控えの宅配便伝票の「お問い合わせ番号」をバーコードリーダーで順不同で読み取る

※事前に「問い合わせ番号登録」で、宅配便伝票の「お問い合わせ番号」を読み込んでいるため、その番号とつき合わせて発送日を設定していく
<問い合わせ時の対応>
1.発送に関する問い合わせ

[宅配伝票 追跡/検索]で「お問い合わせ番号」が登録されているかどうか、または注文書検索で発送日が設定されているかどうかで判断し、返答を行う

もし、発送後であれば運送会社のホームページで「お問い合わせ番号」をもとに配達状況を確認し、返答を行う

2.商品やクレーム等の問い合わせ

商品到着後に、商品の発送ミスなどの問い合わせがあった場合は、宅配便伝票に受付番号を印字しているため、それをお客様に教えていただき、確認作業を行う
・今後の課題
「ゆうパック」においては、地区毎に箱数を数えて、発送の際に指定の用紙に書かなければならないため、その集計を簡易化したい
以上のように、『かんたん宅配管理プレミアム』は、シーズン開始前から終了まで、一通りシステムがサポートをしており、さらに業務に合わせてカスタマイズを行うことにより、さらに作業の軽減、業務の効率化を図ることができます。